01 · Bài toán
Đội đầu tư không cần một phễu bán hàng
Phần lớn CRM trên thị trường xoay quanh lead và pipeline. Công việc của một đội merchant banking lại xoay quanh con người, công ty và những cuộc gặp: gặp ai, ở công ty nào, nói gì, việc gì cần theo tiếp. Đó là thứ ABBMB cần giữ lại cho dài hạn.
Dữ liệu cũ nằm ở một hệ thống ngừng dùng PipelineDeals
Khoảng 3.400 người, 1.900 công ty, 3.374 ghi chú gặp mặt và 128 deal. Ghi chú viết tự do, số điện thoại lẫn định dạng, công ty trùng tên. Không được mất một chữ.
Dữ liệu cá nhân của bên thứ ba PII
Tên, email, số điện thoại của đối tác. Phải nằm ở hạ tầng của ABBMB, có người chịu trách nhiệm, và pháp chế đồng ý từng luồng dữ liệu đi ra ngoài.
Chi phí thấp, không khoá vào nhà cung cấp
Odoo bản Community (mã nguồn mở), một máy chủ ảo nhỏ, không mua module thị trường. Hạ tầng tính bằng vài USD mỗi ngày.
Một người vận hành
Không có đội IT riêng. Mọi việc phải chạy lại được bằng script, có sổ tay vận hành, và có cảnh báo qua email khi hỏng.
02 · Đã chạy thật
Những gì người dùng đang dùng hôm nay
Tất cả mục dưới đây đang chạy trên production, có dữ liệu thật từ 12/10/2026 và 17 tài khoản cá nhân (6 Quản lý, 11 Nhân viên).
| Hạng mục | Người dùng nhận được gì | Trạng thái |
|---|---|---|
| Danh bạ & công ty | Hồ sơ người và công ty, nhóm công ty (Company Group), người phụ trách phía ABB, gắn thẻ dữ liệu cần sửa | ✓ |
| Biên bản gặp mặt | Mẫu 7 phần theo cách ABB vẫn ghi: ngày, người gặp, công ty, tóm tắt, việc tiếp theo, dữ liệu chính; giao việc theo dõi cho đồng nghiệp | ✓ |
| Hàng chờ duyệt | Người mới hay thông tin liên hệ đổi đều vào Pending Review cho Quản lý — không có bản ghi nào tự sinh sau lưng người dùng | ✓ |
| Lịch sử PipelineDeals | 3.374 ghi chú cũ giữ nguyên văn bản gốc, gắn đúng tác giả còn làm việc; 128 deal cũ ở chế độ chỉ đọc | ✓ |
| Phân quyền | Quản lý · Nhân viên · Chỉ xem; nhân viên không xuất được dữ liệu; đăng nhập có xác thực hai lớp | ✓ |
| Trợ lý AI đọc CRM | Claude đọc CRM qua giao thức MCP với tài khoản chỉ xem riêng từng người; 8 công cụ chỉ đọc, không ghi được gì | ✓ |
| Kho dữ liệu (DWH) | Mỗi đêm một ảnh chụp đầy đủ 5 bảng vào Google BigQuery, tự kiểm số dòng, báo email khi lỗi | ✓ |
| Sao lưu & giám sát | Backup mỗi đêm ra kho lưu trữ, khôi phục thử trên bản sao, cảnh báo email khi backup, website hay DWH hỏng | ✓ |
Phạm vi có chủ ý không gồm pipeline, stage hay deal team. Đó là quyết định nghiệp vụ của ABBMB ở giai đoạn này, không phải giới hạn kỹ thuật — portco cần phễu bán hàng vẫn bật được module CRM chuẩn của Odoo.
03 · Cách làm
Đo được chứ không tự khen
Dự án chạy theo một bộ nguyên tắc rút ra từ một hệ thống dữ liệu khác của nhóm. Bốn nguyên tắc làm khác biệt lớn nhất:
Ngưỡng chốt trước khi đo
Mỗi mốc có tiêu chí ĐẠT viết ra và duyệt trước khi chạy. Kết quả không vừa ngưỡng thì dừng lại hỏi, không nới tiêu chí cho xanh. Một phép đo chỉ có giá trị khi cho kết quả khác nhau giữa cấu hình đúng và sai.
Cổng duyệt trước mọi thay đổi production
Lệnh ghi lên máy chủ thật được in ra, chủ dự án duyệt, rồi mới chạy. Đưa code lên prod đi qua kiểm tra tự động (121–123 bài test) rồi mới cần một dòng duyệt có mã commit.
Kiểm định độc lập sau mỗi giai đoạn
Một phiên làm việc riêng, chỉ đọc, kiểm lại kết quả. Kết luận giai đoạn 2: 46/52 tiêu chí ĐẠT; 6 tiêu chí chưa đạt được ghi rõ lý do và chủ dự án chấp nhận có ý thức.
Tổng dượt trên bản sao trước khi nạp thật
Toàn bộ quy trình nạp chạy trên bản sao của production trước (103/103 phép kiểm ĐẠT), rồi mới chạy trên prod với đúng bộ dữ liệu đã đóng băng — dấu vân tay (hash) của dữ liệu nạp ở hai lần trùng nhau.
Dữ liệu cũ được chuyển thế nào
04 · Các mốc & con số
Từ ý tưởng tới dữ liệu thật
Mốc thời gian năm 2026, đo bằng ngày commit và checkpoint của từng giai đoạn.
| Ngày | Giai đoạn | Kết quả |
|---|---|---|
| 19/09 | GĐ0 — POC trên máy cá nhân | Odoo chạy song song với hệ thống dữ liệu đang có, bộ khung hạ tầng phiên bản đầu |
| 20/09 | GĐ1 — Hạ tầng Google Cloud | Máy chủ Singapore, HTTPS, bí mật trong Secret Manager, backup, cảnh báo, sổ tay vận hành |
| 24/09 → 30/09 | GĐ2 — Phạm vi, quyền, danh bạ | Chốt không làm pipeline; module abb_deal; 3 vai trò; pháp chế duyệt 4 luồng dữ liệu cá nhân |
| 03/10 → 06/10 | Lên Odoo 20 | Thử Odoo 20 trên POC, chuyển prod sang Odoo CE 20, dựng quy trình kiểm tra → duyệt → đưa lên |
| 07/10 → 11/10 | ETL, nạp thử, tổng dượt | Làm sạch dữ liệu, nạp thử, kiểm định độc lập, sửa bộ đo, tổng dượt trên bản sao prod |
| 12/10 | Nạp dữ liệu thật | 70/70 phép kiểm ĐẠT; kết quả trùng tổng dượt |
| 14/10 | Người dùng + trợ lý AI | 17 tài khoản; 2.544 ghi chú gắn đúng người viết; Claude đọc CRM chỉ đọc |
| 15/10 | Khép GĐ2 | Kiểm định 46/52; bộ khung hạ tầng v2.0.0 |
| 16/10 → 18/10 | Kho dữ liệu BigQuery | Chạy tự động mỗi đêm, hai đêm liên tiếp ĐẠT, bộ khung v2.1.0 |
05 · Lộ trình
Phần đã có trong kế hoạch nhưng chưa làm
Lõi CRM xong là nền. Các lớp tiếp theo đã có thiết kế và ước lượng; mỗi lớp là một giai đoạn riêng với ngưỡng ĐẠT riêng, và đều đứng ngoài Odoo để nâng cấp Odoo không làm vỡ chúng.
05 · Chi tiết từng lớp
Mỗi lớp giải quyết một việc người dùng thấy được
Thời gian là ước lượng trong kế hoạch gốc (làm bán thời gian, sai số khoảng ±35 %), chưa phải cam kết.
Đọc danh thiếp
Nhân viên chụp danh thiếp; AI (Anthropic Claude, tài khoản riêng của ABB có giới hạn chi) bóc tên, chức danh, email, số điện thoại. Kết quả vào hàng Pending Review — không tự tạo liên hệ, vì bản ghi rác tự sinh là nguồn bẩn lớn nhất của mọi CRM.
Ước 1–1,5 tuần · pháp chế đã cho phép · đang chờ người dùng trả lời 3 câu: ai được xác nhận, giữ ảnh bao lâu, quét bằng điện thoại hay máy tính.
Ghi âm → biên bản
Tải file ghi âm cuộc họp, nhận bản ghi có mốc thời gian và bản tóm tắt theo khung biên bản của ABB. Tóm tắt đổ vào phần mô tả, việc cần làm thành việc theo dõi, người dự họp thành danh sách tham dự — những chỗ đã chừa sẵn trong module.
Ước 4 tuần · điều kiện: 3A xong và thử trên 5 file ghi âm thật.
Email & lịch tự vào CRM
Một dịch vụ đọc Microsoft 365 (Graph API) ghi lại ai đã liên lạc với ai, khi nào và tính điểm quan hệ — không lưu nội dung thư. Ngưỡng đã viết sẵn: mọi tương tác trỏ tới một liên hệ có thật, 0 bản ghi chứa nội dung thư, mọi hộp thư đồng bộ thành công trong 24 giờ.
Ước 2–3 tuần · cần app registration và chính sách giới hạn truy cập phía Microsoft.
Tenant thứ hai
Dựng một CRM khác từ chính bộ khung hạ tầng, đọc dữ liệu riêng của đơn vị đó. Mục tiêu đo được: phần hạ tầng xong trong khoảng 4 giờ. Đây là chỗ một portco có thể đi trước.
Hạ tầng ≤ 4 giờ · phần dữ liệu tuỳ nguồn (kế hoạch gốc ước 5–7 tuần cho một nguồn khó).
Các lớp bổ sung
Nhắc việc và bản tin định kỳ (quyết định CRM có được dùng hay không), giám sát & audit tập trung, đọc báo cáo tài chính có bước người duyệt — chọn lọc theo nhu cầu, chỉ sau khi các lớp trước chạy ổn ít nhất một tháng.
Báo cáo BI trên kho dữ liệu
Kho BigQuery đã chạy mỗi đêm với hợp đồng dữ liệu có version và file nguồn cho dbt sinh sẵn. Phần mô hình báo cáo và công cụ BI (Looker Studio hay Power BI) chưa làm — là một quyết định riêng, kèm quyết định ai được đọc dữ liệu cá nhân.
06 · Cho portco
Portco của bạn bắt đầu từ đâu
Mọi phần dùng chung đã tách thành một bộ khung hạ tầng (odoo-gcp-base v2.1.0). Luật của bộ khung: nếu một dòng code phải biết CRM này bán cái gì, thì nó không thuộc bộ khung. Phần riêng của từng đơn vị nằm trong một file cấu hình tenant.
Bạn nhận được ngay
Bạn cần chuẩn bị
Lộ trình gợi ý cho một portco
| Bước | Việc | Đầu ra đo được |
|---|---|---|
| 1 | Chốt phạm vi + ngưỡng ĐẠT, pháp chế duyệt luồng dữ liệu | Một trang kế hoạch đã duyệt, ngưỡng viết trước khi đo |
| 2 | Dựng hạ tầng từ bộ khung | CRM trống chạy HTTPS, backup + cảnh báo ĐẠT |
| 3 | Module nghiệp vụ mỏng (kế thừa, không sửa lõi Odoo) | Bộ test tự động có số bài ghim |
| 4 | ETL dữ liệu cũ + cổng chất lượng + duyệt mẫu | 0 lỗi nghiêm trọng trong mẫu, tổng dượt trên bản sao ĐẠT |
| 5 | Nạp thật, tạo người dùng, hướng dẫn một trang | Kiểm sau nạp ĐẠT, mỗi người một tài khoản |
| 6 | Tuỳ chọn: trợ lý AI chỉ đọc, kho dữ liệu, các lớp 3A–6+ | Mỗi lớp một checkpoint riêng |
07 · Nói thẳng
Những điều chưa đạt hoặc còn treo
Một case study chỉ có ích khi nói cả phần chưa xong. Đây là danh sách tính tới 18/10/2026.
08 · Tóm lại
Lõi đã chạy, khung đã đóng gói, lộ trình đã có ngưỡng
ABBMB đi trước một vòng: dữ liệu thật trên prod, quy trình duyệt, kho dữ liệu, trợ lý AI chỉ đọc. Portco đi sau dùng lại được bộ khung và cách đo, chỉ cần lo phần nghiệp vụ riêng.
Muốn dựng cho portco của bạn?
Bắt đầu bằng một buổi chốt phạm vi: dữ liệu cũ nằm ở đâu, ai dùng, có cần pipeline không, và pháp chế nói gì về dữ liệu cá nhân. Kế hoạch và ngưỡng ĐẠT viết ra từ buổi đó — trước khi viết dòng code nào.